Ajanvaraus pienyritykselle

Tavoite

Pienyrityksessä, kuten kampaamossa tai hierojalla, ajat varataan usein puhelimella, ja puhelin soi juuri silloin, kun kädet ovat täynnä. Valmiit varauspalvelut ratkaisevat tämän, mutta niistä maksetaan yleensä kuukausimaksua niin kauan kuin yritys toimii. Halusin ajanvarauksen, joka asennetaan yrityksen omaan webhotelliin, josta ei makseta kuukausimaksua ja jota yrittäjä osaa käyttää itse.

Ratkaisu

Asiakkaalle:

• Palvelu, vapaa aika ja halutessa tekijä valitaan muutamalla klikkauksella
• Vahvistus tulee sähköpostiin heti ja muistutus ennen varattua aikaa
• Varauksen voi siirtää toiseen aikaan tai perua itse, ilman soittoa
• Varauksen löytää varausnumerolla ja puhelinnumerolla, vaikka vahvistusviesti olisi hukassa

Yritykselle:

• Palvelut, hinnat, kestot, aukioloajat, tauot ja lomat muokataan selaimessa hallintapaneelista
• Jokaisella tekijällä, tuolilla tai huoneella voi olla omat aukiolot ja poissaolot
• Palvelun perään voi varata lisäaikaa siivoukselle tai kirjauksille
• Puhelimessa sovitut ajat lisätään samaan kalenteriin, joten nekin estävät päällekkäiset varaukset
• Jokaisesta uudesta, siirretystä ja perutusta varauksesta tulee ilmoitus sähköpostiin

Miten tuplavaraukset estetään

Hankalin tilanne syntyy, kun kaksi asiakasta varaa saman ajan samalla hetkellä. Jos järjestelmä ensin tarkistaa, onko aika vapaa, ja tallentaa varauksen vasta sen jälkeen, molemmat voivat ehtiä nähdä ajan vapaana. Tässä järjestelmässä varaukset käsitellään tietokannassa vuorotellen. Jälkimmäinen varaus odottaa, kunnes ensimmäinen on tallennettu, ja tarkistaa vasta sitten, onko aika yhä vapaa. Samaa aikaa ei siis voi saada kaksi asiakasta, vaikka he vahvistaisivat varauksensa samalla sekunnilla.

Miksi webhotelliin

Useimmilla pienyrityksillä on jo webhotelli sähköpostia ja kotisivuja varten. Ajanvaraus asennetaan samaan webhotelliin omaan osoitteeseensa, esimerkiksi varaa.yritys.fi, ja nykyisiltä sivuilta linkitetään varaukseen. Ulkoasu sovitetaan yrityksen logoon ja väreihin. Vahvistukset lähtevät yrityksen omasta sähköpostiosoitteesta.

Tietosuoja

Asiakkaiden tiedot tallentuvat yrityksen omaan webhotelliin eivätkä ulkopuolisen varauspalvelun tietokantaan. Järjestelmä kerää vain varaukseen tarvittavat tiedot, ja tietosuojaseloste luettelee ne. Yli vuoden vanhat varaukset poistetaan automaattisesti.

Tekninen toteutus

Järjestelmä on tehty PHP:llä ja MySQL-tietokannalla ilman ohjelmistokehystä, joten se toimii tavallisessa webhotellissa sellaisenaan. Kalenterin laskenta on erotettu omaksi osakseen ja katettu automaattisilla testeillä: aukioloajat, tauot, useat rinnakkaiset tekijät, lisäajat ja kesäajan vaihtuminen molempiin suuntiin. Kellonajat tallennetaan yhtenäisessä ajassa (UTC) ja muunnetaan Suomen aikaan vasta näytettäessä, joten palvelimen asetusten muutos ei siirrä varauksia. Lomakkeet on suojattu roskapostilta, ja varausten hakua on rajoitettu, jottei varausnumeroita voi arvailla.

Lopputulos

Yritys maksaa vain webhotellista, jota se käyttää jo muutenkin. Varausjärjestelmästä ei makseta kuukausimaksua eikä maksua varauksilta tai käyttäjiltä. Asiakas voi varata ajan silloinkin, kun puhelimeen ei vastata, ja yrittäjä muokkaa palvelut ja ajat itse selaimessa.

Hinnat ja sisältö löytyvät palvelusivulta.